Si la phase de recette d’un projet SIRH est une étape indispensable pour le succès d’un projet car c’est bien elle qui va permettre la validation de l’application, elle est trop souvent perçue (et envisagée !) à tort comme uniquement technique et contractuelle.
Nombre de projets d’envergure ont des phases de recette très longues (et même trop longues), à tel point que certains projets sont abandonnés après plus d’une année d’une recette qui n’en finit pas.
Il est vrai qu’il n’existe pas réellement de démarche miracle pour rendre cette étape clé, simple, attractive voire populaire ! Cela est difficile tant les variables sont nombreuses et leur combinaison source de complexité : le type d’outil, les éléments à tester, le contexte client, les ressources mises à disposition, le contexte réglementaire…
Deux dimensions peuvent cependant redonner à la recette ses lettres de noblesse :
- La qualité de la démarche méthodologie
- Le positionnement et l’animation de la recette comme levier de conduite du changement
Comme toutes les phases d’un projet, le chantier de recette doit être préparé et cadré. Une des clés de la réussite d’une recette est la délimitation du périmètre, ou plutôt des périmètres, car il y en a plusieurs. Voici les deux périmètres fondamentaux d’une recette réussie :
- Le périmètre temporel : une phase de recette doit être délimitée dans le temps et il convient de respecter au maximum les délais définis. En effet, force est de constater que pour beaucoup de projets, le calendrier glisse et la recette traîne, voire s’enlise. Deux raisons principales peuvent être avancées pour expliquer ce glissement :
- La première est le manque de préparation technique, i.e. les développements ne sont pas terminés ou ne couvrent pas le périmètre défini en conception, par conséquent la qualité de l’application n’est pas optimale pour effectuer une recette. Cette préparation technique est normalement appuyée par des tests unitaires qui permettent de tester chaque développement et de valider le passage en recette fonctionnelle par le client.
- La seconde est un mauvais dimensionnement de l’équipe au regard du nombre quotidien d’exécution de cas de tests.
- Le périmètre fonctionnel : une stratégie de recette et un plan de tests doivent être rédigés en amont et validés par le client afin de circonscrire l’exécution de la recette à ce qu’il est nécessaire de tester. Quel recetteur n’a pas déjà exécuté des tests dont il s’est avéré que le cas métier ne s’est jamais présenté ? Lors de la rédaction du cahier de tests, il est important de limiter les cas de tests aux cas fonctionnellement cohérents. Attention, cela ne signifie pas que les tests doivent être trop simplistes, mais cela signifie qu’il n’est pas utile d’imaginer des tests de cas métier potentiels auxquels finalement des gestionnaires n’ont jamais été confrontés en 20 ans de carrière…
Ce dernier point permet d’en venir à une autre dimension clé de la recette : la place du client dans cette phase projet et plus clairement la manière dont la recette doit être un levier pour la conduite du changement.
Les experts de la conduite du changement le savent : c’est bien la mise en situation et l’expérimentation qui génèrent le changement.
Ainsi dès la phase de préparation de la recette, il est indispensable d’impliquer le client (en l’occurrence l’utilisateur final) non seulement parce qu’il détient la connaissance métier qui permettra la rédaction de cas de tests pertinents mais aussi pour valider avec lui « l’esprit » général de la recette comme représentative de la réalité opérationnelle. Cette première implication de l’utilisateur constitue le socle d’une recette orientée accompagnement du changement.
Après la phase de préparation, la phase de réalisation est celle où l’utilisateur va pour la première fois avoir « entre les mains » son futur outil avec ses spécificités, elle va permettre de valider que les besoins métier exprimés en conception ont été correctement compris et implémentés dans l’outil. Cette étape constitue bien une étape clé de l’accompagnement du changement par la mise en situation qu’elle induit :
- Accompagnement du changement de la ligne managériale : impliquer la ligne hiérarchique dans le processus de recette est fondamental pour légitimer les managers dans l’accompagnement de leurs collaborateurs dans le processus d’appropriation du nouvel outil dont l’utilisation sera quotidienne pour l’équipe. Comment serait-il possible de motiver et de faire accepter un changement de SIRH à une équipe dont le responsable ne comprendrait pas la logique de l’outil ?
- Accompagnement au changement des référents métier : impliquer les référents métier permet de renforcer la confiance de ces acteurs clés vis à vis de l’outil et de faire tomber les fréquents a priori. Les référents sont des gestionnaires dont les connaissances et les compétences sont reconnues par leurs pairs. Faire accepter le nouvel outil à ces référents permet de le faire accepter à l’équipe, pas parce qu’il est nécessaire de changer de SIRH, mais parce que c’est un outil efficace et qu’il permet de mieux travailler.
L’absence d’une conduite du changement efficace est systématiquement citée comme une des causes majeures de l’échec des projets système d’information RH. Notre équipe a développé depuis plusieurs années des approches innovantes en la matière parmi lesquelles l’adaptation des dispositifs / outils habituels de recette pour en faire de véritable accélérateurs de changement. Pour savourer les bénéfices d’une belle application, rien ne vaut une bonne recette !
Auteur : Adrien Huet-Legrand, Consultant, RH-Management
