Le 15 décembre 2015, s’est tenu le Club CSP RH Kurt Salmon autour d’une problématique sensible : les enjeux de la dématérialisation RH pour les CSP, et plus particulièrement, dans le cadre de la digitalisation de la relation employé-employeur.
Quelle maturité pour les CSP RH face à la dématérialisation des processus et documents RH ? Quels sont les enjeux et contraintes juridiques à prendre en compte lors du déploiement d’une solution ? Comment se structure le marché des solutions techniques de dématérialisation, et comment évaluer la pertinence de ces offres ? Quelles sont les bonnes pratiques à retenir lors de la mise en place d’une démarche de dématérialisation ? Tels sont quelques-uns des thèmes abordés au cours de la séance, complétés comme à notre habitude par un retour d’expérience particulièrement éclairant et commenté du département Gestion Administrative et Paie de Natixis.
Dématérialisation RH : un marché convoité !
Si la dématérialisation des flux et des documents RH est une réalité pour les DRH depuis plusieurs années, 2016 marquera probablement une intensification des initiatives… accompagnée par une attitude volontariste de l’état : DSN, simplification des processus de Gestion Administrative et de paie, CPF et compte-pénibilité… Face à la maturité des organisations sur le sujet, et au besoin croissant en nouveaux services digitaux, les éditeurs de solutions ont considérablement étoffé leurs offres.
Pour y voir plus clair, on retiendra que les offres se structurent entre généralistes de la numérisation et spécialistes RH d’une part, et logiciels intégrés versus applicatif « à la carte » d’autre part :
– d’un côté donc, on trouve les offres de dématérialisation généralistes, et leurs services indifférenciés de gestion documentaire et de numérisation. Infor, Docapost, Numen, Sigma, leaders du secteur bancaire ou postal : les solutions applicatives en Saas ont le vent en poupe, dopées par les évolutions techniques, et la souplesse de leur modèle.
– d’autre part, côté métier, les éditeurs de SIRH élargissent leurs offres à la dématérialisation, tant ERP que best-of breed. Tous sont en mesure de proposer des Portails Employé-Employeur, des coffres-forts salariés, des workflows de création de contrat, connectés à leur application cœur. La maturité des solutions est cependant à relativiser.
Pour les spécialistes de la digitalisation comme pour l’applicatif fonctionnel RH, le marché se concentre et les offres se regroupent, pour proposer des services intégrés… Cela laisse malgré tout la place à une niche de stars de la dématérialisation RH: PeopleDoc ou Neocase, qui se sont imposés rapidement comme les leaders de la dématérialisation RH en France.
Dématérialiser vos stocks ou vos flux ?
Là encore, un seul principe structurant à retenir : on parlera au choix, soit de dématérialisation du « stock » soit de dématérialisation du « flux ». Par « stock », on entend la numérisation, l’indexation et le classement de documents RH, leur archivage et la sécurisation de leur hébergement dans la durée. Le volume des documents RH concernés par ces problématiques d’archivage et la densité des problématiques juridiques de conservation assurent à ce volet de la dématérialisation de beaux jours à venir ! Contrats, bulletins de paie, dossiers administratif du salarié : l’archivage papier se double quasi systématiquement d’un archivage numérique.
Par « flux », on entend trois thématiques distinctes :
– l’interface Employé – employeur : soit toutes les solutions permettant un échange de document ou d’informations numérique entre un employeur et ses salariés. Aujourd’hui, cela se matérialise par des portails intranet, des bornes de self-service RH, des helpdesk, des plateformes d’onboarding etc. dont l’effet principal est de responsabiliser de plus en plus le collaborateur et d’engager le professionnel RH vers une forme de commercialisation de la relation.
– la télé-déclaration : soit toutes les déclarations en ligne auprès des organismes sociaux, réalisées pour grande partie sur des plateformes EDI. Prévoyance, maladie, cotisations sociale : c’est la DSN (Déclaration Sociale Nominative) qui a fait office de catalyseur.
– la dématérialisation des processus RH : la modélisation de pratiques et de processus RH sous format digital, impliquant l’intervention de différents acteurs. Exemples : demande d’embauche, création de contrat, demandes de congés, formulaire d’expatriation ou encore les processus RH classiques comme l’entretien annuel ou le bilan formation. Un champ quasiment infini d’activités à modéliser et à fluidifier par les professionnels de la fonction RH… et qui figurent tout en haut de la feuille de route des DRH pour 2016.
SIRH interne ou application dédiée ?
Face à ces enjeux, comment choisir le dispositif le plus adapté pour une démarche de dématérialisation ? Parmi les questions essentielles à se poser, nous vous partageons celles évoquées au sein de notre Club du 15 décembre :
– quelles perspectives pour votre urbanisme RH ? En effet, les orientations définies sur votre schéma SIRH seront structurantes dans votre choix. Votre schéma SIRH est-il engagé dans une logique de simplification, ou d’harmonisation des outils ? Ou bien la logique retenue est-elle celle d’un SIRH cœur, complété par des applications spécialisées ?
– quelles sont les contraintes de confidentialité au sein de mon organisation ? En fonction de votre activité, de votre secteur ou de votre histoire, la sensibilité concernant la gestion des données personnelles peut varier. Vérifiez auprès de vos interlocuteurs juridiques votre marge de manœuvre, car elle conditionnera le type de solution, votre gestion des habilitations, et votre stratégie d’accompagnement au changement.
– comment s’organise votre feuille de route pour la mise en œuvre : avez-vous des contraintes liées au délai ? A la mise à disposition de ressources ? En fonction de vos échéances et de la souplesse de votre organisation, vous choisirez la solution offrant le degré de personnalisation et de flexibilité dans le déploiement la plus adaptée.
– enfin, il est essentiel de questionner vos pratiques internes : quel est leur niveau d’harmonisation ? Quelle est la part des usages, des cas particuliers, quelles synergies existent entre vos sociétés ? Cette étape d’état des lieux vous permettra d’analyser les enjeux et les impacts de votre projet de dématérialisation. Elle est fondatrice également pour estimer la « hauteur de la marche » à franchir pour vos utilisateurs, et ainsi calibrer au mieux vos actions d’accompagnement au changement.
Parmi les facteurs-clés de succès particulièrement soulignés par les membres du club, l’adhésion de la fonction RH, qu’il faut s’assurer d’embarquer et de mobiliser autour du projet, et le sponsorship du management, nécessairement aligné aux pratiques et aux nouveaux usages communs.
Quel que soit le dispositif retenu, dématérialiser ses documents et ses processus est une démarche sensible. Juridiquement, il est essentiel de s’assurer de la conformité des conditions d’archivage avec le cadre légal, et des engagements de votre prestataire en la matière… Dans la durée !
Retrouvez l’épisode 2 de cette série la semaine prochaine !
Auteur : Philippe Martin, Directeur RH Management, Camille Charmasson, Consultante RH
