Signer électroniquement les contrats de travail, c’est l’opportunité, pour la fonction RH, d’entrer davantage dans l’ère du digital, et de répondre à un niveau d’exigence de plus en plus élevé des salariés et de la Direction qui demande régulièrement à la fonction RH des gains de productivité.
Nous allons donc, à l’heure où la Gestion des Ressources Humaines souhaite se repositionner en tant que fonction stratégique de l’entreprise, s’interroger sur ce qu’est la signature électronique et l’intérêt pour la fonction RH de signer ses contrats de travail électroniquement.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un procédé qui permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur de la même façon que pour un document papier. Néanmoins, elle se différencie de cette dernière car c’est une signature virtuelle qui se caractérise par une suite de caractères dont l’objectif est de crypter le document signé.
Pour certifier l’identité du signataire, un certificat électronique est nécessaire, il comprend les informations personnelles du signataire (nom, prénom …) ainsi qu’une clé privée indispensable à la signature. Ce certificat peut être stocké selon deux options : un support physique (clé USB, etc…) ou un support virtuel (le Cloud).
Par ailleurs, la signature électronique a une valeur légale. Elle s’appuie sur le règlement eIDAS depuis le 1er juillet 2016 dans l’Union Européenne (Electronic Identification And Trust Services) qui règlemente les différents types de signatures et leurs usages. Juridiquement, une signature électronique est reconnue si les éléments ci-dessous sont respectés :
- La signature doit être liée au signataire de manière claire et unique
- Le signataire doit être identifiable
- Le signataire doit pouvoir lui seul l’activer
- Le document signé électroniquement ne doit plus pouvoir être modifié post signature
Aussi, s’appuyant sur l’eIDAS précédemment cité, trois niveaux de signatures électroniques existent :
- Signature simple : utilisée pour des documents aux risques limités (exemples : facture, devis, …) L’intégrité du document post signature est garantie ainsi que l’identité du signataire.
- Signature Electronique Avancée (AES) : utilisée pour des transactions financières ou des documents juridiques tel que le contrat de travail. Le niveau de sécurité est plus élevé.
- Signature Electronique Qualifiée (QES) : utilisée pour les documents à haut risque tels que les documents d’avocats… Elle est la signature la plus sécurisée car l’identité du signataire est vérifiée en amont physiquement.
Quels intérêts pour la fonction RH de signer électroniquement ses contrats de travail ?
La signature électronique des contrats de travail revêt plusieurs intérêts, tant pour les futurs salariés, la RH, ou l’entreprise elle-même :
Illustration du processus de signature électronique du contrat de travail
Le contrat de travail est un des documents RH qui nécessite la signature de deux parties. Jusqu’à il y a quelques années, les entreprises remettaient aux salariés le contrat sous format papier et à ce jour, de nombreuses structures poursuivent de cette façon. Néanmoins, les mentalités et pratiques évoluent, et de plus en plus d’éditeurs et de logiciels permettent de dématérialiser et de signer électroniquement le contrat de travail.
La dématérialisation des contrats peut s’effectuer par la numérisation des documents ou par la création, la signature et l’archivage des documents contractuels en ligne via plusieurs logiciels de signature électronique et coffres-forts électroniques, tels que DocaPost, DocuSign ou PeopleDoc.
Il existe différentes catégories d’outils de signature électronique : certains sont uniquement dédiés à la signature électronique des documents. Dans ce cas, ces outils de signature électronique peuvent être utilisés de façon plus large que pour les RH et servir aux achats, à la comptabilité, par exemple, dans le cadre de la signature de contrats clients, de factures, etc… Il existe également des outils de signature électronique qui vont offrir des fonctionnalités RH plus larges que simplement la signature : ces outils peuvent alors proposer en natif d’autres modules RH, ou alors ils sont interfacés voire intégrés au sein de solutions RH. Dans ces deux cas, la mise en place de la signature électronique répond parfaitement à l’enjeu d’amélioration de l’efficience du processus de recrutement, tant pour la RH que pour le candidat : grâce aux outils les plus optimisés, toutes les informations captées pendant le process de recrutement peuvent être récupérées directement dans le contrat de travail. Le contrat peut être généré en quelques clics, et le futur collaborateur peut, quant à lui, accéder à son contrat de travail peu de temps après avoir reçu confirmation de son embauche.
Or, étant donné que la rapidité du processus de signature du contrat influence l’expérience candidat, elle peut lui confirmer l’image de marque qu’il a de l’organisation et lui permettre de confirmer son choix d’entreprise. A l’heure où la guerre des talents fait rage, la signature électronique des contrats est donc une corde à avoir à son arc.
Quelles sont les différentes étapes pour mettre en place un outil de signature électronique des contrats ?
Pour dématérialiser le processus d’établissement et de signature du contrat de travail, il est nécessaire de respecter 5 étapes qui sont décrites dans le schéma ci-dessous :
Il existe des points d’attention dont il faut avoir connaissance avant de mettre en place les contrats de travail dématérialisés au sein de votre entreprise :
- Le budget peut être très élevé. Il est donc important de vérifier le coût proposé, en mettant en concurrence plusieurs prestataires.
- Le temps de mise en œuvre varie selon chaque structure, par rapport aux moyens internes dont l’entreprise dispose et au prestataire qui va enclencher cette mise en place.
- Le niveau de certificat : il est essentiel de veiller à ce que l’éditeur propose le bon niveau de certificat de signature électronique.
Lexique :
- Simple : Procédure de signature électronique avec un modèle de contrat déjà existant sous format PDF
- Sur-mesure : Procédure de signature électronique d’un modèle de contrat personnalisable
- Certification : certificat qualifié délivré par un fournisseur de services de certification reconnu, à la suite de la signature du contrat
- Horodatage : procédé qui permet de garder une trace des échanges, de la création ou de la suppression de données en ligne : heure et date enregistrées
Pour conclure, le choix d’un outil de signature électronique doit s’inscrire dans une réflexion SI et/ou SIRH globale de l’entreprise. Prendre le temps de la réflexion permet d’en gagner après, pendant la mise en œuvre et d’éviter bien des écueils.
Pour plus d’informations sur la démarche d’aide au choix et mise en place de la signature électronique, n’hésitez pas à nous contacter.
Plus largement, au travers de son offre de digitalisation des processus RH, sa connaissance des solutions existantes du marché et ses retours d’expériences », Wavestone se propose de vous accompagner dans la dématérialisation de vos processus RH, pour répondre à vos objectifs d’efficacité et aux attentes de vos salariés.
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Louis CLOGENSON – Consultant
Katarina MIRKOVIC – Consultante
Pour en savoir plus : Maylis GUTTON – Manager
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