La structure AGORA actuellement en place chez Rio Tinto est le fruit d’une réflexion puis d’une mise en œuvre par Alcan (2005) dans un premier temps, puis par Rio Tinto (2008).
L’offre de service proposée
Le périmètre d’AGORA adresse l’ensemble des processus de la fonction RH : Les processus administratifs Gestion des Organisations et Structures (en lien avec les autorisations d’accès aux applications et les organigrammes), Gestion de la vie professionnelle du salarié : contrats, entrées, sorties et mobilité, maladie, gestion des données des salariés (intégrant la dématérialisation des dossiers salariés accessibles en ligne par les RH), Gestion de la Formation et des habilitations Les processus liés à la rémunération Le Pilotage de la Rémunération Globale (Rémunération, qualification , plan d’Epargne, Avantages) , la Gestion des temps, et leur traduction en Paye Les processus de reporting Mise à disposition de rapports RH standard, d’outil de production de rapport à la disposition des DRH locales ou encore la production de rapport spécifiques à la demande Les processus propres au fonctionnement du CSP Gestion du Service client, gestion des prestataires externes …ainsi qu’un centre d’expertise RH, qui assure 2 activités Veille et expertise légale et juridique
Agora a mis en place une expertise de « Knowledge management » qui comprend :
- la Veille légale et juridique pour piloter les évolutions du système d’information,
- la gestion d’une base documentaire à disposition des clients RH, mais aussi des salariés, au travers du Portail : ces derniers y trouveront toutes les règles concernant leur société
- la gestion d’un Centre de formation (pour le CSP, mais aussi pour ses clients) à partir des textes de loi et des revues spécialisées
- la possibilité de trouver un support juridique pour le client Processus Qualité Agora répond aux normes qualité en cas d’Audit ou de contrôle URSSAF. Il est conforme aux obligations SOX et a un correspondant CNIL sur place.
L’organisation support retenue
L’organisation repose sur une spécialisation des équipes par domaine / Processus RH (Equipe Paye et GTA / équipe GRH – Gestion de la Rémunération/ Equipe IT / Equipe service Client / Equipe Expertises RH), croisée avec une responsabilité projet et/ou production.
Les mêmes équipes sont en charge des trois missions : faire évoluer l’outil SIRH, implémenter de nouveaux clients et assurer la production pour les clients déjà pris en charge par le CSP Agora.
Cette organisation est supportée par un SIRH sur base SAP, dont la partie Paie et GTA est externalisée.
Conclusion : une organisation éprouvée, mise en place avec l’aide d’Ineum. Au travers de l’organisation retenue, Agora fait preuve de réactivité. Réactivité dans son service aux clients, notamment au travers de son Service clients, de sa mesure de la qualité au travers de KPI produits chaque mois, de son Portail RH. Réactivité dans son développement, avec l’intégration d’une société en quelques mois grâce à l’industrialisation des pratiques et à la montée en compétences des équipes.
Xavier Couineau, Directeur Europe Agora center «On lit parfois que la fonction RH se recentre sur les activités stratégiques en s’affranchissant des tâches administratives « consommatrices » et « à faible Valeur Ajoutée » ; Ceci est un raccourci qui peut amener à de mauvaises solutions. Je préfère une autre approche : le métier RH se sépare en deux fonctions, toutes deux à forte Valeur Ajoutée si elles sont traitées avec la bonne vision, les bonnes Ressources, les bons outils :
- l’une est organisée autour du rôle de Partenaire du Business. Elle se doit de se projeter dans l’Avenir et d’imaginer et préparer les évolutions nécessaires pour que les hommes y trouvent le développement qu’ils recherchent, et contribuent efficacement à l’évolution visée pour leur entreprise ;
- l’autre est organisée autour du système d’information de l’entreprise, qu’elle doit faire évoluer et gérer avec les outils adaptés à une offre de service différente pour les managers, les salariés et les RH Business : offrir à la fonction RH un outil transactionnel permettant de gérer les processus RH de l’entreprise de manière performante (mesure de la qualité) et économique (données partagées entre tous les processus, services partagés pour gérer) ; offrir aux clients de la fonction RH une plus forte autonomie et redistribuer les rôles (entre salariés, managers et RH) en couvrant toute la fonction RH
Julien E.
