Selon Claude Bodeau, après avoir piloté plus de 35 projets de déménagements à son actif comme Directeur Général ou comme Consultant, les mêmes jeux d’acteurs apparaissent dans ce type de projets.
Le déménagement est d’abord un projet immobilier, souvent considéré comme un projet technique géré par des techniciens et entre techniciens, qui savent de quoi ils parlent et qui le plus souvent parlent de tout.
Mais un projet de déménagement doit être tout, sauf un projet technique. Le législateur, en accordant une importance croissante à l’étude des mesures d’accompagnement proposées aux salariés au fil des années est là pour le rappeler de manière insistante aux différents acteurs.
En effet, dans les projets de déménagement, il est constaté le plus souvent un positionnement trop fort du volet technique qui se traduit par un déphasage des priorités et des risques accrus de dérive et de blocage autour du projet.
Lors du choix par un Comex de valider son projet de déménagement, l’équilibre des pouvoirs et la mise en place d’une gouvernance mixte est un facteur clef de succès, voir une condition sine qua none pour la réussite du projet à tous les niveaux.
Cette gouvernance doit comprendre :
- Un chef de projet Technique interne qui sera appuyé par une société de conseil Immobilier, avec des compétences de space planning, architecture …
- Un Chef de projet RH sur les volets RH Communication, Organisation, Conduite du changement,
- Un comité projet regroupant tous les responsables de chantiers, animé selon les thèmes, par le Chef de projet technique et le Chef de projet RH, et en charge du pilotage du projet
- Un comité composé de membres du Comex réalisant les arbitrages et le suivi des deux chantiers (avec des points en Comex / CODIR)
Les rôles ainsi répartis, permettent de couvrir l’ensemble des travaux à mener et permettent également un contrôle et une fluidité des arbitrages à prendre en traitant les zones de convergences entre les différents chantiers. Cette répartition des rôles permet d’introduire la notion de temporalité dans le projet : plus technique au début, le projet basculera vers la partie RH / communication / organisation après l’étape structurante de macro-zoning.
Quelques clés de réussites sont à prendre en compte :
- Les acteurs des projets Technique RH et Communication doivent se respecter et ne pas avoir d’enjeux de carrière ou de pouvoir,
- Les assistants à MOA et MOE Technique jouent leurs rôles selon une définition et des attributs définis : on attend des assistants à MOA, MOE (Space planer, architecte, responsable technique …) une prestation technique de qualité et un suivi des différents chantiers, un langage clair et compréhensible.
- Les assistants MOA RH/Communication/Organisation apportent une expertise de ce type de projet en challengeant la partie technique sur leurs domaines de compétences. Les impacts de la charte d’aménagement, du macro-zoning, du micro-zoning, du choix du mobilier, des aménagements, l’amont du déménagement (cleaning day…), l’après déménagement (journée d’accueil, retours, assistance…) sont ainsi testés non plus sur des critères techniques et économiques mais RH et organisation du travail.
- Ne pas sous-estimer la charge de travail :
- Avoir un chef de projet technique dédié au projet (presque à 100%) avec une équipe d’assistants gérant correctement les chantiers et anticipant les travaux à venir.
- Avoir un chef de projet RH/Communication/Organisation, suffisamment disponible (entre un quart temps et un mi-temps selon les phases),
- Avec la contribution d’un assistant gérant la PMO globale pour l’instance de coordination globale, apportant expérience et challenge par rapport aux dossiers techniques, générant les alertes et les besoins d’arbitrage et coproduisant les éléments pour les instances, les managers, les employés …
On distingue de plus en plus un mélange des genres entre la partie Technique / Immobilière et la partie RH / Communication : la partie Technique / Immobilière se marginalise dès la conception des dossiers pour les IRP (CE, CHSCT) et déstabilise d’une certaine manière la compréhension du projet pour les acteurs internes et externes. Ce fonctionnement en devient dommageable car on ne peut être juge et parti à la fois.
Garder un bon équilibre des actions entre les parties prenantes est un des points clé de réussite du projet.
Auteur : Claude Bodeau, Associé, RH – Management
