Le 15 décembre 2015 s’est tenu le Club CSP RH Kurt Salmon autour d’une problématique sensible : les enjeux de la dématérialisation RH pour les CSP, et plus particulièrement, dans le cadre de la digitalisation de la relation employé-employeur. Cet article, se concentrant sur les sujets juridiques, est le deuxième d’une série de 3 articles sur ce thème.
Quelle maturité pour les CSP RH face à la dématérialisation des processus et documents RH ? Quels sont les enjeux et contraintes juridiques à prendre en compte lors du déploiement d’une solution ? Comment se structure le marché des solutions techniques de dématérialisation, et comment évaluer la pertinence de ces offres ? Quelles sont les bonnes pratiques à retenir lors de la mise en place d’une démarche de dématérialisation ? Tels sont quelques-uns des thèmes abordés au cours de la séance, complétés comme à notre habitude par un retour d’expérience particulièrement éclairant et commenté du département Gestion Administrative et Paie de Natixis.
Potentiel économique de la dématérialisation des notes de frais
69% des salariés estiment que la gestion papier de leurs notes de frais est une corvée et une perte de temps.
- Le traitement des notes de frais : Quel coût pour l’entreprise ?
Le traitement des notes de frais coûte en moyenne entre 20 et 60 €. Les frais de déplacements et de représentation représentent 7% du budget d’une entreprise et 41% des entreprises considèrent cette gestion comme une fonction vitale.
- Dématérialiser ses notes de frais : Quel résultat pour l’entreprise ?
Une diminution de 63% des coûts de traitement des notes de frais, de 79% du temps de saisie et des procédures administratives et une augmentation de 10% de la conformité des notes de frais.
Les logiciels utilisés proposent désormais une saisie en ligne rapide et intuitive permettant d’abréger ces délais de création en moyenne de 27%. Les managers sont prévenus avec des alertes dès que la note de frais est soumise et il peut ensuite la valider en ligne. Les délais d’approbation des notes de frais sont ainsi écourtés en moyenne de 28%. Les informations arrivent alors plus rapidement aux responsables administratifs qui procèdent directement au remboursement. Ce circuit permet de faire diminuer les délais de remboursement de 2/3.
Remarque des membres du Club : plusieurs points mériteraient d’être approfondis par Kurt Salmon pour la prochaine session :
– le positionnement de l’URSSAFF sur ces sujets
– l’encadrement juridique de la numérisation de justificatifs directement par le collaborateur
De manière générale, approfondir la mise en place technique et l’encadrement juridique des projets de dématérialisation des notes de frais.
Conclusion
Pour tous renseignements complémentaires, n’hésitez pas à contacter Philippe MARTIN, directeur en charge des projets de transformation des CSP RH.
Mail : philippe.martin@kurtsalmon.com.
Téléphone : 06.80.59.66.83
Vous pouvez lire ou relire les premiers épisodes de cette série Digitalisation de la relation employé-employeur en cliquant sur ces liens :
– Episode 1 : Dématérialisation RH : un marché convoité !
– Episode 2 : Le cadre juridique de la dématérialisation
Auteur : Philippe Martin, Directeur, et Constance Doat, Consultante
