La possibilité pour les entreprises de se lancer dans une démarche de simplification du bulletin n’est pas nouvelle puisque les premières réformes sur le sujet datent déjà d’une quinzaine d’années. Mais rares sont les entreprises à s’être lancées dans une telle démarche et rares sont les éditeurs à proposer une solution dédiée.
Les aménagements actuellement possibles concernent :
- Le montant des cotisations patronales de sécurité sociale qui n’est pas une mention obligatoire. Toutefois, lorsque cette mention ne figure pas sur le bulletin de paie, l’employeur est tenu de remettre au salarié un récapitulatif annuel du montant des cotisations sociales patronales acquittées qui peut être remis en fin d’année civile ou au début de l’année suivante.
- Les prélèvements relatifs aux cotisations salariales (sécurité sociale, assurance chômage…) et patronales qui, s’ils sont perçus par un même organisme collecteur et sur une assiette identique, peuvent être regroupés chacun sur une ligne du bulletin de paie. Néanmoins, le taux, le montant et la composition de chacun de ces prélèvements doivent être communiqués une fois par an au salarié ou lorsque son contrat prend fin, soit sur le bulletin de paie soit sur un document récapitulatif annuel.
De nouveaux dispositifs (loi Warsmann du 23 mars 2012) ont été adoptés pour la simplification du bulletin de paie.
- Ceux-ci consistent d’une part en une pure simplification de forme du bulletin de paie par une réduction du nombre de lignes avec le regroupement des cotisations salariales et patronales. Cette simplification, non obligatoire, ne concerne pas la simplification des calculs de paie et reste donc à l’avantage des salariés plutôt que des entreprises. En effet, le salarié pourra demander une édition plus complète du bulletin de paie ce qui ne va pas simplifier le travail des gestionnaires. Le risque est de démultiplier le nombre de documents si les besoins des gestionnaires et les attentes des salariés ne sont pas conciliés.
- Les dispositifs consistent d’autre part en une modification de fond du bulletin de paie avec deux échéances, 2013 et 2015. Pour 2013 l’objectif affiché est de simplifier dans un premier temps les cotisations obligatoires. En2015, ce sera le tour des cotisations complémentaires et assurances chômage.
Le bulletin de paie sera plus simple à terme, mais cela nécessite que les administrations, les entreprises et les prestataires soient prêts pour la mise en œuvre de ces réformes. Les conditions de consultation détaillée du bulletin de paie seront également à prévoir.
En effet, les simplifications prévues à horizon 2013 et 2015 entraineront de vraies modifications de fond et impacteront l’ensemble des acteurs de la paie en modifiant le maquettage du bulletin de paie, mais aussi le paramétrage des rubriques, les logiques de calcul, l’édition du bulletin, les procédures de contrôles, des déclaratifs…De l’avis partagé de certains professionnels du secteurs, si ces réformes ne bouleverseront pas totalement le métier de gestionnaire elles auront néanmoins pour conséquence directe de faire évoluer à la fois les processus de paie et les contrôles associés et vont nécessiter au préalable une réflexion profonde sur les méthodes de travail des gestionnaires de paie.
En synthèse, la mise en œuvre d’un tel projet sera complexe pour les entreprises puisqu’il aura des impacts à la fois outils et métier. Mais il faut espérer que ces modifications entraineront à terme, au delà de la simplification du bulletin, une évolution et une réelle simplification du métier de gestionnaire de paie.
Auteurs : Sébastien Gayet et Lydie Cornayre – Senior consultants, RH- Management
