Si une meilleure gestion des intérimaires est bien identifiée comme un levier de réduction de coûts, cette optimisation pose des difficultés de mise en œuvre par la nature même du processus, au carrefour des domaines RH, Finance et Opérationnelle.
La relation de travail temporaire est une relation tripartite réunissant l’entreprise utilisatrice (EU) qui exprime un besoin de personnel, l’entreprise de travail temporaire (ETT) qui met à disposition un intérimaire et l’intérimaire qui va effectuer une mission dans l’Entreprise Utilisatrice, encadré par un manager.
Tous ces acteurs doivent donc agir de manière coordonnée afin de sécuriser un processus à haut risque.
Car, c’est un fait : l’urgence des missions, leur durée relativement courtes et la récurrence des intérimaires qualifiés, voire formés spécifiquement, induisent quelques fois des raccourcis de procédure dangereux.
D’une part, ce processus est hautement encadré par la législation RH, sur le fond (motif de recours, durée initiale, renouvellement, rémunération, qualification, caractéristiques du poste), et sur la forme (signature du contrat par l’intérimaire dans les 48h suivant le début de la mission, respect des délais de carence, c’est à dire, repos entre 2 missions,…).
Le non respect de cette procédure, et c’est le risque n°1 pour l’entreprise, est la requalification de la mission en CDI.
En 2009, une entreprise a été condamnée : en quatorze années de missions, l’un des ex-intérimaires avait accumulé quelque 1 300 contrats de travail !
D’autre part, la fonction achat a bien souvent négocié en central, avec les agences d’intérim, l’application de contrats cadres. Encore faut il que ces accords soient connus du terrain, chez l’ETT et dans l’EU, et respectés. Cette dérive peut conduire à un surcoût de l’intérim conséquent, du fait d’achat hors contrat cadre, d’achat hors fournisseurs référencés, voire d’erreurs de facturation (mauvaise valorisation des éléments de paye, non respect du coefficient du contrat cadre,…)
On estime aujourd’hui de 1% à 3% le montant de CA surfacturé dans le cadre d’un processus non sécurisé
Enfin la remontée des données opérationnelles des missions est problématique en interne. Si le relevé d’heure hebdomadaire est bien transmis à l’agence d’intérim (qui peut alors procéder au calcul du salaire et à la génération de la facture), la remontée en interne de ces informations est plus difficile et peu outillée. La consolidation s’en trouve compliquée, avec des risques de délais de production important (bilan social pour les RH), ou de difficulté de contrôle (rapprochement de facture pour la finance).
L’information sur le volume d’activité annuel, trop difficile à consolider dans certaines entreprises, est quelques fois donnée par l’ETT elle même. Comment dès lors challenger, voire contrôler, son fournisseur ?
Pour supporter ces processus, des offres de service et des solutions existent : externalisation de tout ou partie du processus, rationalisation des contrôles financiers, et depuis quelques années, outillage de l’ensemble du processus permis par la mise en place d’une norme d’échange de données.
Aussi, de plus en plus, les entreprises se penchent sur ce sujet. D’autant que c’est une problématique européenne.
Julien E.
