Chaque mois c’est le même combat sur le terrain : remonter dans les délais les éléments variables nécessaires à la paie.
Les entreprises évoluent progressivement sur le sujet : dématérialisation des absences, outil de gestion des temps, on constate de plus en plus de projet bout en bout qui couvre le processus depuis la planification jusqu’à la remontée en paie. Car l’enjeu au final, c’est d’optimiser le coût des ressources de production.
La Gestion des temps : brique technique nécessaire pour maitriser le respect du socle social, à la frontière avec les systèmes de paie
De manière schématique, les outils GT permettent la génération des éléments variable liés à l’activité, sur la base du réalisé. La paie vient ensuite valoriser ces éléments.
En clair, en renseignant l’horaire de présence ou les motifs d’absence, le système est capable de calculer différents éléments. Principalement :
- Les compteurs : acquisition/prises/solde de CP, de RTT, de CET, plafond d’heures suppl, annualisation….
- Les primes liées à l’activité : panier, transport, nuit, ponctualité,….
- les taux des majorations des heures faites en plus (125%, 150%,…)
Le paramétrage de l’ensemble des règles des accords temps de travail et du légal fiabilise les calculs.
Mais les frontières s’estompent. Les systèmes de paie intègrent pour la plupart un moteur GT, et les outils de GT permettent de renseigner des primes en montant, voire procéder à de la valorisation simple.
La planification, étape amont, intimement liée à la GTA
La paie n’a pas besoin de connaitre le planning opérationnel des collaborateurs : seul le réalisé est nécessaire.
En revanche, si la gestion des temps traite pour la paie le réalisé, il apparait pertinent d’utiliser ce même moteur pour connaitre les impacts de la planification.
Ainsi, en appliquant les règles de GT sur la planification, le manager peut anticiper l’impact sur la masse salariale :
- Quel dispositif génère le moins d’heures majorées ?
- Mon salarié aura-t-il acquis assez de droit pour prendre ses congés dans 10 mois, en tenant compte des congés déjà posés sur cette même période ?
- En fin de période d’annualisation, quel salarié doit on utiliser ou mettre en repos pour limiter les HS en fin de période ?
D’où l’intérêt d’un outil mutualisé, qui permet de mettre fin aux différents reports mensuels envoyés sur les sites.
Le pilotage des frais de personnel : prévisionnel / réalisé / budgété
Le manager est alors en capacité de mesurer les impacts sur son compte de résultat, voire de constater et expliquer les écarts entre planifié / réalisé et budgété.
Une démarche bout en bout, qui implique à ce stade d’embarquer le contrôle de gestion dans les travaux, pour déterminer où et comment traiter la valorisation des horaires.
CCL : la planification va plus loin, en proposant la prise en compte des contraintes opérationnelles et légales
La planification opérationnelle dans certains secteurs nécessite la prise en compte de contraintes multiple :
- Solde de compteurs divers
- Respect de la législation (repos minimal quotiden, hbedo)
- Equité (ex : nb de week end travaillés, nb d’astreintes,..)
- Risque : (ex : enchaînement de poste impossible sur une même journée)
- Unités d’œuvre à traiter (couverts en restauration, colis ou palette en logistique, chiffre d’affaire en distribution,…)
- …
Certains éditeurs proposent des solutions qui, moyennant un paramétrage adapté, permettent la production automatique d’un planning respectant les contraintes, par ordre de criticité.
Charge ensuite aux managers de faire évoluer à la marge cette proposition.
Certains secteurs en rèvent…
Auteur : Julien Escande, Manager
