Dans le cadre de nos missions de transformation complexes, nécessitant une négociation sociale avec les IRPs, il existe une best practice qui permet d’expliquer efficacement le projet aux collaborateurs concernés : la mise en place d’une cellule de rencontre appelée EICS (Espace Information Conseil et Soutien). Concrètement il s’agit de permettre aux collaborateurs de rencontrer physiquement un interlocuteur permettant de le renseigner sur le projet.
La mise en place sur chaque site d’un EICS doit satisfaire plusieurs objectifs :
– Rassembler les questions de tous les salariés pour constituer une base de données nationale assurant une bonne compréhension par le management de l’entreprise des interrogations et éventuelles inquiétudes des collaborateurs ;
– Répondre en direct aux questions relevant de son champ de compétences ;
– Accompagner très spécifiquement les salariés dans leurs réflexions ;
– Organiser, en fonctions des demandes exprimées, des réunions ou ateliers collectifs sur des thèmes particuliers en faisant appel si nécessaire à des compétences complémentaires non présentes sur le site ;
– Recueillir auprès d’autres sources les réponses à certaines questions et les transmettre aux salariés ;
– Détecter les comportements révélateurs d’un risque psycho-social et mettre en place les actions nécessaires, avec les compétences intégrées à l’EICS ou des compétences extérieures au site.
L’EICS est constitué de plusieurs structures/personnes affectées à temps partiel (fonction du projet et de la situation de l’entreprise multi sites ou non…). Pour être en mesure de répondre à tous les types des demandes des collaborateurs, nous conseillons le regroupement des compétences suivantes :
– Le RH local, pivot central de l’EICS et représentant du projet ;
– Un membre du CHSCT ;
– Un consultant extérieur en fonction des besoins.
– Un Psychologue clinicien / du travail en fonction des besoins ;
Ainsi, à titre d’exemple, en 2013, dans un projet de transformation sensible concernant le changement de contrat de 2000 collaborateurs répartis sur une vingtaine de sites en France, un EICS a été mis en place sur une période de 6 mois (qui couvrait entre autre la période de négociation avec les IRPs)… à hauteur de un jour d’EICS par site toutes les 2 semaines. Ce dispositif s’est révélé plébiscité par tous les collaborateurs.
Auteur : Mickael Loeuille, Manager – Coach RH-Management
