Mise en bouche
Les organisations ont un besoin croissant d’agilité et de capacité à se transformer. A l’international, la mise en œuvre de ces transformations engendre un certain nombre de défis :
- Comment gérer ces transformations lorsqu’elles concernent des équipes réparties sur plusieurs régions du globe ?
- Une approche de conduite du changement construite dans un contexte donné, peut-elle être répliquée dans d’autres environnements ?
- Quelles leçons pouvons-nous tirer de la déclinaison d’un kit de conduite du changement à grande échelle ?
Qu’est-ce qu’un kit de conduite du changement ?
Le kit de conduite de changement désigne la démarche et les outils permettant d’introduire, sensibiliser, mettre en place et ancrer la transformation. Il se compose de différents éléments : plannings, supports de communication, de formation, etc.
Disposer d’un kit permet d’industrialiser la démarche, cependant il doit rester suffisamment personnalisable pour garantir une efficacité locale.
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Convives
- Identifiez toutes les populations impactées
Analysez les impacts sur l’ensemble des parties prenantes internes et externes à l’entreprise. Le changement opéré peut avoir des répercussions indirectes sur d’autres équipes qui auront à comprendre les changements et à s’adapter, même de manière mineure. Impliquez-les suffisamment, sans les solliciter inutilement.
- Identifiez les personnes influentes
Réalisez une cartographie des parties prenantes, qui vise à positionner les personnes en fonction de leur pouvoir d’influence et de leur intérêt pour le projet.
Ensuite, analysez les différentes interactions entre les acteurs : quelles sont les relations hiérarchiques parmi l’équipe projet ? Y a-t-il des tensions, des jeux de pouvoir ?
Cette analyse vous permettra de définir votre stratégie de mobilisation des parties prenantes.
- Identifiez les relais locaux
Il faut :
- Des acteurs opérationnels motivés et légitimes auprès de leurs collègues : les supérieurs hiérarchiques ne doivent pas être les seuls relais
- Un nombre restreint d’interlocuteurs
- Une langue commune entre l’équipe projet locale et centrale.
Le relai local doit se sentir valorisé auprès de ses pairs et de son management afin de pourvoir mener sa mission en toute légitimité.
Une fois identifiés, assurez-vous qu’ils pourront allouer du temps au projet puis créez un climat de confiance avec l’équipe locale.
4 étapes incontournables
Afin de réussir cette recette et de régaler vos convives :
1 – Informez l’ensemble des acteurs tout au long du projet. Lors de cette étape, communiquez précisément sur les enjeux du changement afin de donner du sens à la transformation.
2 – Remportez l’adhésion. Créez et communiquez une vision commune. Cela vous permettra d’avoir une équipe projet motivée et prête à dédier de l’énergie pour réaliser la transformation.
3 – Responsabilisez. Donnez les moyens aux parties prenantes d’être moteurs du changement et de prendre des initiatives. Elles doivent se sentir autonomes et responsables de la transformation sur leur périmètre.
4 – Rendre la transformation durable. Au cours de la réalisation du projet, assurez-vous de la pérennité de la transformation. L’ensemble des processus, rôles et responsabilités doivent être alignés pour que la transformation s’opère. Pour garantir le maintien des changements dans le temps : définissez des référents locaux, ou sachants ; définissez de nouveaux indicateurs dans les critères d’évaluation, dans le pilotage, etc.
Adaptez votre recette avec des ingrédients locaux et de saison
Avoir réalisé cette recette une fois avec succès ne signifie pas que vous pouvez la répliquer à l’identique ailleurs : les ingrédients dans votre panier seront probablement différents ! Prenez le temps de comprendre le contexte local : les spécificités culturelles et celles de l’entreprise.
Dans un premier temps, appréhendez les spécificités culturelles. Lisez quelques articles et échangez avec des interlocuteurs ayant déjà travaillé avec ce pays. Dans le cadre d’une transformation, il sera principalement intéressant de comprendre les modes de décision (ex : Nemawashi au Japon), d’interaction et d’apprentissage (par répétition, par jeux interactifs…) ainsi que l’organisation du travail (ne pas mettre de réunion en deuxième partie d’après-midi en Suède).
Ensuite, vous devez comprendre le contexte de l’entité locale dans laquelle vous allez intervenir. S’agit-il d’une organisation mature, proactive et dynamique ? Ou d’une entité récente qui n’est pas encore alignée sur les processus groupe ? Les salariés ont-ils une ancienneté élevée ? Quelles sont les problématiques locales (typologie de clients, lois réglementaires spécifiques…) ? Au-delà de ces spécificités, vous devez aussi acquérir les codes et le vocabulaire local afin de porter votre discours auprès des salariés concernés.
Comme tout bon cuisinier, vous saurez adapter votre recette aux ingrédients locaux. Le kit constitue une base méthodologique et documentaire pour chaque transformation mais ne doit pas être figé :
- Le contenu des communications doit être adapté en fonction des problématiques locales.
- Le rythme de la transformation doit être choisi en fonction du contexte.
Pour optimiser votre temps de cuisson : parallélisez vos fournées, voire même mutualisez vos actions !
Paralléliser plusieurs transformations dans différentes entités suppose d’avoir éprouvé une première fois la recette dans une phase test (pilote) et de disposer de ressources suffisantes.
Vous pouvez même aller jusqu’à la mutualisation de certaines activités. Cela peut fonctionner dans le cas d’entités :
- Présentant des similitudes dans leurs processus et leurs organisations.
- Ayant des cultures proches.
- Travaillant sur des fuseaux horaires compatibles.
Bon appétit !
| Les rédactrices : | ||
 | —— | Alizée MIGNIEN – Senior Consultante |
 | Sarah CARPENTIER – Consultante | |
 | Pour en savoir plus, vous pouvez contacter : Xavier AUDAP – Directeur xavier.audap@wavestone.com |
